订定档案存废期限表及档案存废
为确保档案保存一段适当的时间后，各局/部门能有系统地计划及有条不紊地安排存废，编订档案存废期限表至为重要。档案的保存期需要切合有关档案开立的目的，并符合有关的法律或法例要求。编订档案存废期限表可帮助日后移送非常用档案到政府档案处档案中心作暂时贮存；移交具有历史价值的档案到政府档案处历史档案馆作永久保存；或销毁不需要的档案。
行政档案的存废受政府档案处编制的《一般行政档案存废期限表》规管。至於各局/部门就其业务档案所编订的档案存废期限表须得到政府档案处处长的同意。
典型的档案存废期限表应包括 :
- 档案系列的名称和主题事项：存废期限表包括的档案类型/范围；
- 非常用档案的判断准则：区分常用档案与非常用档案的指标，以计算保存期(例如：工作完成后或案卷结束后)；
- 非常用档案的保存期：档案不再常用(即符合经确立的非常用档案的判断准则)至最后处置的一段时间；
- 保存场所：非常用档案在保存期内保存的场所；以及
- 存废行动：档案最后处置(例如销毁、转作缩微胶片、由历史档案馆进行鉴定，或移交予历史档案馆作为历史档案永久保存)。
以下是有关牌照申请档案系列的档案存废期限表的图解。
定期处置档案，能方便检索常用档案，并可减省保管和贮存档案的支出。因此，有必要尽快处置已届满保存期并可安排存废的档案。届满保存期档案即那些已满足《一般行政档案存废期限表》所列明保存期的行政档案，以及已满足获批的存废期限表所列明保存期的业务档案。
各局/部门在销毁任何政府档案前，须徵得政府档案处处长事先同意，以免过早处置档案和销毁具有历史价值的档案。政府由2016年开始，每年公布各局/部门有关获准销毁档案的资料。
经历史档案馆鉴定为具有历史价值的档案，应移交历史档案馆作永久保存。
