档案贮存、取阅及追踪
贮存档案应方便使用者取阅；及防止档案未经授权被取阅、使用、披露、移走；并避免档案变坏、遗失或受到破坏。目前，大部分政府档案为纸张形式的档案。纸张会在高温度和高湿度的环境下迅速变坏。此外，发霉的纸张亦会对员工的健康构成危害。因此，档案应存放在清洁而乾爽的贮存环境，以及合适的贮存设施(例如∶档案柜或档案架)。各局/部门可以利用政府档案处的档案中心，暂时贮存无须经常检索的非常用档案。
认可人员应能适时取阅档案以进行业务和其他获授权目的。为确保敏感资料能得到适当保护，档案应按照当时的敏感程度指定为合适的保密类别。保密档案应按相关的政府规例管理。
档案的行踪应以有效的方法登记。有效的措施(例如登记档案、把档案放入上锁/妥加封存的容器，以及在移送档案之前和之後都加以检查等)应予采用，以确保档案在移送期间获得妥善保管。
