概论
档案是指机构在处理公事过程中所开立或接收，以任何形态或载体记录的资讯，它们被保存下来作为政策、决定、程序、职能、活动和业务的凭证。档案是政府的宝贵资源，有助政府作出有据可依的决定，满足运作和规管需要，是开放和接受问责的政府所必须存备的。良好的档案管理，可提升运作效率，加强效能，同时降低支出。因此，档案管理是决策局和部门(各局/部门)的重要职责。
政府致力鉴定和保存具历史价值的政府档案，从而加深公众对历史文献的认识。现时，政府档案的管理和公共档案的存档工作由行政体制规管，而在现行架构下，政府档案处(档案处)担任政府的中央档案管理和服务机构。各局/部门首长应订立适当的优先次序和分配合适的资源，在各局/部门内推行妥善的档案管理计划，亦应与政府档案处合作，确保具有历史价值的档案和资料得到妥善保存。
政府的政策要求各局/部门订立全面的档案管理计划，以妥善管理政府档案。为了改善各局/部门的档案管理工作，政府曾为此发出多份通告和通函，并印行一系列由档案处公布的刊物和指引，以作补充。这些刊物包括二零零九年四月出版，并于二零二四年四月修訂的一套强制性档案管理规定。这套规定涵盖多项档案管理工作，包括妥善管理电子讯息档案、档案分类、档案销毁(包括在事先徵得政府档案处处长同意後销毁档案和把具历史价值的档案移交档案处)、妥善保管和储存档案，以及保护极重要档案。
良好的档案管理计划能涵盖由档案开立或接收，经过使用期，至最後存废的整个生命周期。下图说明了档案的生命周期。
在档案生命周期不同阶段的档案管理程序包括档案的收纳、登记、分类、贮存、取阅、追踪及存废。档案管理主要包括订立档案管理政策、分配职责、订定及公布档案管理程序和指引，以及设计、推行及管理档案保管系统。由于以电子形式进行的业务活动愈来愈多，政府正致力发展电子档案管理，以整合、划一的方式管理电子及非电子档案。
为确保主要业务职能的运作不受干扰，各局/部门应识别极重要档案(极重要档案所记录的是机构在紧急情况或灾难时及其后，赖以持续和有效地运作所必须要的资料)，并建立和施行一套保护极重要档案计划。
经档案处的历史档案馆鉴定为具历史价值的政府档案和资料，将会移送至档案处的历史档案储存库保管。移交至档案处的历史档案经整理、登录及著录后，市民大众可透过线上目录系统，方便快捷地取得所需资料。历史档案馆的藏品会妥为保存，以供学者、研究人员及公众阅览。
