开立和收存档案 － 收纳和登记
各局/部门应开立和收存档案，以：
(a) 应付业务运作、政策、法律及财政上的需要；以及
(b) 准确和全面地记录政府的职能、政策、程序、决策和业务往来，用作可靠的凭证。
各局/部门应尽早厘定清晰的业务职能及评估资讯要求，确保只在有需要时才收存/开立足够但不过量的档案。
为了有系统地开立/收存档案，各局/部门应制订业务规则，以记录应开立/保管的档案类型的决定。规则应把开立/收存档案纳入为日常工作的一部分，从而尽量降低开立/收存档案不足的危险，而订立、纪录和公布规则的方式，应让员工可以在日常工作中使用。
所有档案，不论其形态及收集、开立或产生时的技术环境，均须收纳在一个可辨认的档案保管系统内。档案保管系统是一个手动(例如以纸张档案为本的系统)或自动化(例如电子档案保管系统)的系统，用来收集、编排和将档案分类，以方便检索、分发、使用、存废或保存档案。
收纳在档案保管系统的档案必须是完整无缺的：它除了记录公事往来或活动的内容，亦应兼备有相关的结构和脉络资料。档案产生机构的组织运作过程及其相关档案，可帮助了解档案的来龙去脉。
各局/部门必须登记收纳入档案保管系统的档案，以作为开立和收存有关档案的凭证。在纸张档案为本的系统中，透过填写脉络资料，例如：档案性质(比如便笺)、档案日期以及发文人/受文人，收入案卷的档案会被登记。
备存准确的档案清单是良好档案管理的先决条件。清单有助有效控制和检索档案，并可提供基本的资料帮助档案管理工作。各局/部门须拟备和保存准确的档案清单。档案清单须因应变动定期更新。
