保存历史档案

常用及非常用档案必须小心保存以防遭受损坏。处理不当和贮存不当是档案受损的常见原因。

档案往往在日常使用中受到损害，例如遭咖啡溅上或页面被撕裂。把过多文件放在同一档案套内、把过大的物件放在细小的附件袋中、用幼绳绑系本身已经“过重”的文件夹皆会进一步破坏档案内的文件纸张。差劣的贮存环境会导致纸张在短时间内变黄和变脆。一旦纸张变色，其上的文字将会变得难以辨认。高湿度的贮存环境所滋生的霉菌亦会危害工作人员的健康。此外，如果不及时纠正高湿度和霉菌滋生的问题，虫害爆发将会是必然结果。

纸张档案应贮存在清洁、干燥的环境之中（避开：没有掩盖的窗口、水管/污水管之下或附近、排水道、沙井、有渗漏的墙壁、天花板或水箱；有鼠类出没、饲养宠物或有虫害的地方；易挥发或有强烈气味的化学物附近），并贮放于合适的专用设施（如文件柜和档案架），而不是把档案堆放在地上。非常用档案的贮存设施必须定期检查，如每年两次。如台风及暴雨的情况下，巡查次数必须更频密。建议保持纸张档案（常用及非常用）的贮存环境温度低于24°C，相对湿度（RH）不高于65%。贮存档案的文件柜和档案架必须保持空气流通。