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香港特别行政区政府档案管理的行政指引

档案管理的手册丶指引及通告

政府档案处备有一系列刊物，以助各局/部门管理档案。


附注：以下所列的手册、指引及通告内可能包括一些超链接，该些超链接只供政府人员于香港特别行政区政府的内部网络内浏览相关文件作参考用途。该些内部网络超链接对于互联网使用者而言，未必适用。


1. 总务通告



2. 行政署通函



3. 指引

  • 部门档案管理政策范例

    本文提出意见及提供范例以协助各局/部门制订及确立部门档案管理政策。

  • 良好档案管理做法

    本文件载列档案管理的原则及良好做法，并提供核对表丶指引，以助公营机构及其人员，评价本身的档案管理做法，并且在有需要时加以改良。

  • 档案存废期限表检讨指引及核对表 (只有英文版)

    本文件提供指引，方便各局/部门以具焦点及全面的态度考虑所有相关因素，以检讨其档案存废期限表。

  • 在混合环境中管理档案的指引 (只有英文版)

    本指引旨在就档案收纳丶分类和组织丶搜寻和检索丶使用和存废，以至保存等各种档案管理职能和活动订明相关的政策丶原则丶要求和最佳做法，以确保一个混合的档案管理环境下，政府档案(不论其格式和载体)都得到妥善和有效的管理。本文件主要针对仍未推行电子档案保管系统，或系统未全面运作的各局/部门内的混合环境而设。

  • 把档案移交历史档案馆进行鉴定指引 (只有英文版)

    本指引订明各局/部门在准备把档案移交政府档案处历史档案馆进行评估时须遵守的规定。

  • 把档案移交历史档案馆永久保存指引 (只有英文版)

    本指引订明各局/部门在根据政府档案处处长批准的档案存废期限表的档案存废行动(即在历史档案馆永久保存)，准备把档案移交政府档案处历史档案馆永久保存时须遵守的规定。

  • 档案移交档案中心须知 (只有中文版)

    本文件订明各局/部门在准备把非常用档案移交政府档案处档案中心作暂时贮存时须遵守的重要程序。

  • 运送大批政府档案指引 (只有英文版)

    本文件就各局/部门於运送档案时采用的程序提供意见。

  • 开立和收存档案指引 (只有英文版)

    档案管理守则订明建立和收集档案的良好做法，并提供示例，说明应开立和收存那些档案。本文件提供进一步的指引，方便各局/部门采纳相关的良好做法。

  • 行政档案标准分类法执行指引 (只有英文版)

    本文件提供在各局/部门执行行政档案标准分类法的指引。

  • 发放各局/部门销毁档案资料指引 (只有英文版)

    为了提高问责和透明度，政府由2016年开始，每年公布各局/部门过去一年有关获准销毁档案的资料。本文件订明发放销毁档案资料指引，供各局/部门参考。

  • 向政府档案处历史档案馆外借历史档案

    本文件订明移交档案的局／部门从档案处短暂外借由它们移交的历史档案的档案外借服务程序。该服务包括在香港历史档案大楼的阅览室内查阅历史档案，以及历史档案短暂从历史档案馆的历史档案库移送至局／部门。

  • 档案管理守则

    本守则就如何妥善协调管理政府档案提供指引和指示，为各局/部门定下在建立全面档案管理计划时所需的实务守则。



4. 电子档案管理的标准和指引

  • 电子档案保存手册 (只有英文版)

    本手册就如何设立和推行部门保存计划，以及采用合适措施和做法保存电子档案，以符合法律和规管要求丶业务和运作需要，以及凭证用途，向各局/部门提供指引。

  • 电子档案保管系统档案管理实务及指引手册 (只有英文版)

    本手册就一个电子档案保管系统内管理档案集丶档案及相关档案管理元数据和审计追纵的档案管理原则和良好做法，向各局/部门提供指引。

  • 原档存废(适用於已数码化并以数码格式贮存的档案) (只有英文版)

    本文件为各局/部门在评估提早销毁原档案的潜在风险时提供指引，让各局/部门有所依循。

  • 电子档案保管系统的功能要求 (只有英文版)

    本文件订明了一套电子档案保管系统的功能要求，让各局/部门在设计丶开发和推行电子档案保管系统时有所依循。电子档案保管系统可以是一套独立的系统，也可以是前政府资讯科技总监办公室於2011年5月公布的政府《电子资料管理策略》下的一套综合电子资料管理解决方案的一部分。

  • 管理电子讯息的指引

    本指引旨在提供引导和指示，协助各局/部门识别丶开立丶归档和管理电子讯息档案(包括电邮档案)，以保留足够和准确的公务及其有关活动的凭证，作运作、政策、法律丶财务和历史档案用途。

  • 电子档案保管系统推行指引：主要考虑因素及所需筹备工作 (只有英文版)

    本文件提供实用指引，协助各局/部门筹划和推行电子档案保管系统。

  • 根据电子资料管理策略拟定的电子档案保管系统推行指引 (只有英文版)

    本指引就各局/部门如何评估其部门具体的电子档案管理要求和主要准备工作，以在开发其电子资料管理策略的背景下推行电子档案保管系统提供指引。

  • 电子档案保管系统评估手册 (只有英文版)

    本手册旨在就如何评估电子档案保管系统是否符合《电子档案保管系统的功能要求》和《香港特别行政区政府档案管理元数据标准》的要求，向各局/部门提供指引。

  • 香港特别行政区政府档案管理元数据标准 (只有英文版)

    本文件订定了一套应在一个电子档案保管系统内建立丶收纳丶使用丶管理和维护的核心档案管理元数据，以便在档案整个生命周期内快捷有效地管理档案。

  • 香港特别行政区政府档案管理元数据标准：推行指引 (只有英文版)

    本指引旨在协助各局/部门的部门档案经理和资讯科技管理小组的资讯科技人员推行和遵守《香港特别行政区政府档案管理元数据标准》的要求。



5. 档案管理刊物

  • 档案管理丛书第一号：编订档案存废期限表及档案存废实用指南

    本指引旨在协助各局/部门建立一个快捷有效的档案存废计划，内容包括︰(i) 有系统和一致地处置行政档案和业务档案的指引和技巧、(ii) 使用政府档案处辖下的档案中心服务的指引和程序和 (iii) 处置过期档案的指引和程序。

  • 档案管理丛书第三号：主题归档 (只有英文版)

    管理主题案卷是所有档案及资料管理者最关键但也最普遍的工作，本书就这课题作出深入的处理，并为此类档案制订归档和分类列表提供实用指引。

  • 档案管理丛书第四号：一般行政档案存废期限表 (只有英文版)

    《一般行政档案存废期限表》是政府档案处制订的标准档案存废期限表，用以规管政府各局/部门行政档案的存废。

  • 档案管理丛书第五号：缩微摄制用户手册

    本手册供各局/部门在考虑和进行缩微摄制时遵循。内容包括基本缩微操作的概览，选择档案以作缩微摄制的准则，缩微摄制档案的指引和标准，缩微制作应遵循的一般程序，并介绍政府档案处辖下政府缩微服务中心的服务及使用服务的程序，以及贮存、处理和使用缩微档案和选择检索设备的指引。

  • 档案管理丛书第六号：保护极重要档案手册

    本手册定义何谓极重要档案，解释保护极重要档案的重要性，列举档案的常见隐患，为如何挑选极重要档案和选择适当的保护方法提供指引，并列明建立保护极重要档案计划的步骤。

  • 档案管理丛书第七号：妥善管理档案作业方法专题指南暨核对表 (只有英文版)

    本刊物旨在协助各局/部门评估档案管理计划的成效，寻找主要问题，并为改善工作设定优先次序。它亦就全面档案管理计划的基本组成部分作出了概述。负责档案管理的人员可使用本刊物作为其局/部门计划、执行和评估档案管理工作的工具。



6. 政府档案处便笺

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