檔案貯存、取閱及追踪
貯存檔案應方便使用者取閱；及防止檔案未經授權被取閱、使用、披露、移走；並避免檔案變壞、遺失或受到破壞。目前，大部分政府檔案為紙張形式的檔案。紙張會在高溫度和高濕度的環境下迅速變壞。此外，發霉的紙張亦會對員工的健康構成危害。因此，檔案應存放在清潔而乾爽的貯存環境，以及合適的貯存設施(例如︰檔案櫃或檔案架)。各局/部門可以利用政府檔案處的檔案中心，暫時貯存無須經常檢索的非常用檔案。
認可人員應能適時取閱檔案以進行業務和其他獲授權目的。為確保敏感資料能得到適當保護，檔案應按照當時的敏感程度指定為合適的保密類別。保密檔案應按相關的政府規例管理。
檔案的行蹤應以有效的方法登記。有效的措施(例如登記檔案、把檔案放入上鎖/妥加封存的容器，以及在移送檔案之前和之後都加以檢查等)應予採用，以確保檔案在移送期間獲得妥善保管。
