電子檔案管理

甚麼是電子檔案?

政府各局/部門於日常業務運作和提供公共服務時，開立、接收和處理大量資訊，但這些資訊並非全部都是政府檔案。政府檔案是指各局/部門在處理公事過程中所開立或接收，以任何形態或載體記錄的資訊，它們被保存下來作為政策、決定、程序、職能、活動和業務的憑證。例如：運輸署會保存駕駛執照申請書作為業務的憑證。

隨著資訊科技迅速發展及網絡電腦處理政府業務被廣泛使用，數碼形式產生的檔案，例如電子郵件、試算表和電子表格，正大幅增長。這些由資訊系統所產生的數碼形式的電子檔案能在資訊系統內傳送，或由一個資訊系統傳送至另一個資訊系統，並且能貯存在資訊系統或其他載體內。

一如各局/部門使用多年的紙本檔案，電子檔案是珍貴的資產，支援有效的決策、應付運作上的要求和保障政府和大眾在法律、財務和其他方面的權益。因此，電子檔案應妥善管理，並貯存在合適的檔案保管系統(尤其是電子檔案保管系統)之內。

管理電子檔案的挑戰

電子檔案容易損壞，為各局/部門的管理工作帶來特有的挑戰，因為：

(a) 載體易損，例如：錄有資料的磁帶、光碟及USB記憶棒；

(b) 需依賴科技取閱及使用電子檔案，沒有電腦軟硬件便不能直接閱讀檔案内容；

(d) 欠缺一目了然的現成脈絡資料(例如：發文人、時間、受文人、發文原因)，以便日後理解和使用檔案。

考慮到上述種種，以及適當管理電子檔案的需要，各局/部門需要以國際檔案管理標準及最佳做法為基礎，訂立新的檔案管理政策、策略、做法、程序及工具，以支援高效率及具效益的電子檔案及非電子檔案管理工作。

近年來電子檔案管理不斷演進，倡導採用電子形式，以劃一及整合模式管理電子檔案及非電子檔案，解決上述問題。

甚麼是電子檔案管理?

電子檔案管理是指運用電子系統，尤其是電子檔案保管系統，把檔案管理原則應用在檔案管理工作上面。電子檔案管理在其他國家/聯盟的公營界別，例如澳洲、加拿大、新西蘭、新加坡、歐盟、英國和美國等，早已廣泛採用及推廣。國際專業團體(尤其是國際檔案理事會)亦竭力建立發展開發電子檔案管理標準、最佳做法及解決方案。

由於對採用劃一及整合模式妥善管理電子檔案及非電子檔案的需求日增，政府的檔案管理政策是在政府各局/部門推行電子檔案管理。

根據前政府資訊科技總監辦公室於2011年5月頒布的政府電子資料管理策略，各局/部門應把電子檔案管理列作電子資料管理中不可或缺的一部份，並藉着推行電子檔案保管系統，在政府推展電子檔案管理。電子資料管理有一項強制性的規定，就是各局/部門必須先制訂本身的電子資料管理策略，包含推行或採用電子檔案保管系統的推行計劃，然後才可以落實推行電子資料管理項目。

甚麼是電子檔案保管系統?

電子檔案保管系統，在其他地區亦稱作電子檔案管理系統，是具有管理檔案所需功能的資訊/電腦系統，以電子方式收集、組織、分類以及在檔案整個生命週期中管理檔案的開立、貯存、檢索、分發、維護、使用、存廢及保存。電子檔案保管系統通過綜合以電子形式運作及利用完善檔案管理原則兩方面的優點，以達致檔案管理的要求的信心及完整性管理檔案。

根據澳洲、加拿大、歐盟、新西蘭和美國等國家/聯盟的實踐經驗，電子檔案保管系統是在辦公室環境內推動電子檔案管理的常見解決方案。

在一個電子檔案和非電子檔案共存的混合檔案管理環境中，使用電子檔案保管系統管理在公事過程中開立或接收的電子檔案(例如電郵、文字檔案和試算表)是最適合的。電子檔案保管系統可以是一個獨立的系統，或者是局/部門電子資料管理系統解決方案的一部分。