開立和收存檔案 – 收納和登記

各局/部門應開立及收存檔案，以：
(a) 應付業務運作、政策、法律及財政上的需要；以及
(b) 準確和全面地記錄政府的職能、政策、程序、決策和業務往來，用作可靠的憑證。

各局/部門應盡早釐定清晰的業務職能及評估資訊要求，確保只在有需要時才開立/收存足夠但不過量的檔案。

為了有系統地開立/收存檔案，各局/部門應制訂業務規則，以記錄應開立/保管的檔案類型的決定。規則應把開立/收存檔案納入為日常工作的一部分，從而盡量降低開立/收存檔案不足的危險，而訂立、紀錄和公布規則的方式，應讓員工可以在日常工作中使用。

所有檔案，不論其形態及收集、開立或產生時的技術環境，均須收納在一個可辨認的檔案保管系統內。檔案保管系統是一個手動(例如以紙張檔案為本的系統)或自動化(例如電子檔案保管系統)的系統，用來收集、編排和將檔案分類，以方便檢索、分發、使用、存廢或保存檔案。

收納在檔案保管系統的檔案必須是完整無缺的：它除了記錄公事往來或活動的內容，亦應兼備有相關的結構和脈絡資料。檔案產生機構的組織運作過程及其相關檔案，可幫助了解檔案的來龍去脈。

各局/部門必須登記收納入檔案保管系統的檔案，以作為開立和收存有關檔案的憑證。在紙張檔案為本的系統中，透過填寫脈絡資料，例如：檔案性質(比如便箋)、檔案日期以及發文人/受文人，收入案卷的檔案會被登記。

備存準確的檔案清單是良好檔案管理的先決條件。清單有助有效控制和檢索檔案，並可提供基本的資料幫助檔案管理工作。各局/部門須擬備和保存準確的檔案清單。檔案清單須因應變動定期更新。