檔案管理政策、計劃及檢討
根據政府的檔案管理政策，各局/部門須制訂全面的部門檔案管理計劃，以便以高效率及具效益的方法管理政府檔案，以及找出和保存歷史檔案。為了確保各局/部門遵守這項政策，各局/部門必須按其獨特的業務和檔案管理需要，在局/部門內開發和制訂部門檔案管理政策。檔案管理政策展示局/部門採納和實踐良好檔案管理的承諾，亦是員工管理檔案的指引，是在機構內培育和傳播檔案管理文化的有效途徑。
部門檔案管理政策是一份文件，概括說明局/部門應如何開立和管理檔案，以應付運作、政策、法律和財務需要。部門檔案管理政策的主要組成部分應包括：
- 宗旨；
- 目標；
- 範疇；
- 規管環境；
- 檔案管理的角色和職責；
- 檔案保管系統；
- 極重要檔案的保護；
- 監察和審核；以及
- 培訓
在訂立清晰的部門檔案管理政策，就策略方向給予指示後，各局/部門應通過一個全面和有效的檔案管理計劃，以及妥善的檔案管理過程、做法及程序推行這項政策，以確保符合法律和規管要求、政府規例及指令，以及部門的政策。
為確保檔案管理計劃能有效運作，各局/部門應至少每兩年一次檢討其檔案管理措施，包括評估關於檔案管理規定的通告及指引的遵守情況，以及找出需要改進之處。
為了強化上文提及各局/部門的檢討工作，檔案處亦會對個別局/部門的檔案管理工作進行檢討，以評估有關局/部門遵守檔案管理規定和採納良好檔案管理做法的情況；以及發掘改善空間和各種良好檔案管理做法，並整合心得，制定適用於全政府的檔案管理建議。
