保存歷史檔案

常用及非常用檔案必須小心保存以防遭受損壞。處理不當和貯存不當是檔案受損的常見原因。

檔案往往在日常使用中受到損害，例如遭咖啡濺上或頁面被撕裂。把過多文件放在同一檔案套內、把過大的物件放在細小的附件袋中、用幼繩綁繫本身已經“過重”的文件夾皆會進一步破壞檔案內的文件紙張。差劣的貯存環境會導致紙張在短時間內變黃和變脆。一旦紙張變色，其上的文字將會變得難以辨認。高濕度的貯存環境所滋生的黴菌亦會危害工作人員的健康。此外，如果不及時糾正高濕度和黴菌滋生的問題，蟲害爆發將會是必然結果。

紙張檔案應貯存在清潔、乾燥的環境之中(避開：沒有掩蓋的窗口、水管/污水管之下或附近、排水道、沙井、有滲漏的牆壁、天花板或水箱；有鼠類出沒、飼養寵物或有蟲害的地方；易揮發或有強烈氣味的化學物附近)，並貯放於合適的專用設施(如文件櫃和檔案架)，而不是把檔案堆放在地上。非常用檔案的貯存設施必須定期檢查，如每年兩次。如颱風及暴雨的情況下，巡查次數必須更頻密。建議保持紙張檔案(常用及非常用)的貯存環境溫度低於24°C，相對濕度(RH)不高於65%。貯存檔案的文件櫃和檔案架必須保持空氣流通。