開立和收存檔案 – 分類
為方便處理不同種類的檔案管理工作，包括：識別、收納和檢索檔案及檔案保安和取閱管制，檔案須按檔案分類表(又名案卷列表)有系統地編排。檔案分類表是按以下一個或多個項目：業務職能、活動和檔案內容，合乎邏輯地編排檔案的列表，並包括一個以符號(例如：字母、數字和字母數字混合編號)表示檔案之間的邏輯關係的編碼系統。有效的檔案分類表利便有效的檔案管理工作。
檔案分為行政檔案及業務檔案。
行政檔案是因應日常處理有關財政、辦公樓房、採購與物料供應、編制、人事和其他一般行政事務而開立或接收的檔案。各局/部門均有這種性質的檔案。所有行政檔案應按由政府檔案處制訂的標準分類表管理。
業務檔案是各局/部門在執行與其成立目的有關的主要職能、活動或使命時，所開立或接收的檔案。每一個局/部門的業務檔案都是獨特的。
