搜罗历史档案
政府档案处历史档案馆是政府指定的历史档案馆，负责鉴定并保存具有历史价值的档案，供公众使用。我们的馆藏包括经鉴定挑选的政府档案、私人档案和个人手稿，以及从海外档案馆采购的档案。
什么是档案鉴定？
档案鉴定是评估档案价值，以决定档案存废的过程。鉴定为具历史价值的档案会移交历史档案馆作永久保存。只有那些经确定不具历史价值的档案，方会获得政府档案处处长批准销毁。
为什么需要档案鉴定？
档案鉴定是历史档案馆的主要职能之一，其目标如下：
推动政府档案管理工作的效率和效能： 过期档案应以有系统且适时的方式处置，以免产生不必要的管理、贮存和维护费用。档案鉴定为判定档案是否具有历史价值，并需永久保存。销毁没有历史价值的档案能提升检索、查阅档案和整体管理工作的效率。
提供有系统且一致的方法，用以识别及移交具有保留价值的档案予历史档案馆保存： 为免档案存废的决定或行动欠妥，所有政府档案必须经由历史档案馆根据一致的原则和标准进行鉴定。鉴定为具有历史价值的档案应当移交档案馆作永久保存。档案主任职系人员亦可能建议或同意将某些档案保存于适切的指定地点。
提高政府的问责性和透明度： 纪录政府审议、制定及实施重大政策、决定和业务流程的档案均经过档案鉴定拣选，以确保政府行动和决定的权威性、正当性和合法性得以纪录并保存下来。这些可供取阅的历史档案能提高政府的问责性和透明度。
确保知识能有效传递： 政府和社区可以透过政府档案处保存的历史档案借古鉴今。同时，研究人员和教育工作者亦可以使用历史档案制作教材，为学术和教育界作出贡献，从而延续并传递知识给后代。
保存和培育组织记忆和集体回忆： 历史档案作为文献遗产，记录了政府、社会及市民的重要活动和经验。档案鉴定能挑选记录了这些重要事件的档案，以培育人们的组织记忆、集体回忆和身份认同。
谁负责进行档案鉴定？
历史档案馆的档案主任职系人员负责鉴定档案价值，并就档案最终的存废安排，决定作永久保存或销毁。在鉴定的过程中，档案主任职系人员有机会寻求政府部门或相关持份者，如资讯科技及相关范畴的专家提供资料及意见，以作出最恰当的鉴定及档案存废安排。
何时应进行档案鉴定？
档案鉴定最理想的做法是在档案开立时或开立不久后进行。在现行制度下，政府档案处和各局/部门合作编订档案存废期限表，以便尽早鉴定档案。档案主任职系人员一般会在以下时刻进行档案鉴定：
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当各局/部门编订或修改档案存废期限表时 |
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当档案已达档案存废期限表所规定的保存期限时
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当档案开立满30 年时 |
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档案需具备什么条件才会获挑选作永久保存？
以下是历史档案馆在鉴定历史档案时采用的一般筛选准则。档案如最少具备以下一项的条件，便有机会获挑选作永久保存：
- 记录或反映政府机构的组织、职能和活动；
- 记录政府重要政策、决定、立法和行动的制定过程、实施和成果；
- 记录政府决定、政策和计划对实际环境、社会、机构或个人的影响；
- 记录政府与市民的相互关系，以及政府与实际环境的相互关系；
- 记录个人、团体、机构和政府的法律权利和责任；或
- 载有重要或独特资料或年代久远的文件，能加深对香港历史、实际环境、社会、文化、经济和市民的了解。
这些档案具有什么历史价值？
档案鉴定透过研究、分析及评估以决定档案的价值。整体而言，档案的价值分为原始价值和从属价值两个层面。原始价值是档案对其产生机构的价值。对政府而言，开立档案是为了行政、财务、法律和运作等目的。从属价值是档案对产生机构外的其他使用者的价值。从属价值可分为凭证价值和资讯价值：「凭证」价值源于档案记载了机构的历史、架构和职能；「资讯」价值则在于档案提供了与人物、地点和主题相关的研究材料。
如何进行档案鉴定？
档案鉴定的过程包含多项不同类型的分析，以收集资料评估档案的历史价值，并作出鉴定决定。档案鉴定程序包括：收集和评估资料、查核档案样本，以及判断保存档案的可行性。
档案处参照海外其他司法管辖区的最佳作业模式和经验以及国际标准，制订其档案鉴定指引，借以协助档案主任职系人员全面评鉴档案，采用一致且有系统的标准筛选档案，最终能够作出有理据和合理的鉴定决定。
档案主任职系人员依循上述的指引，对档案进行职能与内容分析，以鉴定其历史价值。这项工作首先会分析档案对决策局／部门核心职能的原始价值，继而考虑档案作为历史研究资料对整个社会的从属价值。评估工作一般考虑的因素包括：产生档案机构的资料、行政历史、机构权限、组织架构和职能；机构营运程序和业务工作流程；以及案卷分类表、案卷清单和元数据模式等。
