存珍
纸本／数码
「保存历史档案不单需要一个档案库或电脑系统，更需要一个长远的管理策略。」
各位家中除了藏有开始泛黄的旧照片和文件外，想必在电脑中也有不少个人档案，甚至是旧照片的数码复本。政府档案处（档案处）的藏品亦然。馆长职系的黎永辉先生和罗宇青女士，以及档案主任职系的韦锦新先生和谢咏超先生，将为大家分享管理实体与数码档案库的心得。
纸本档案：从「确认身份」到分类
档案处藏有超过174万份的历史档案主要来自不同政府决策局及部门（局／部门）。它们来到档案处后，先由档案主任「确认身份」，经过严谨的整理和登录程序才会正式加入档案库的大家庭。
那么，档案主任是如何整理档案呢？谢先生解释：「我们会按照档案的来源和原本次序编排和整理档案。由于档案是部门处理公事期间产生，它们的产生次序反映了部门的行事脉络。因此，我们会将来自同一个机构的档案集归于同一类别，并依照档案的原本次序排列，从而反映该档案类别的形成过程和档案之间的关系，以便使用。」
如档案主任发现档案受损，会立即转交档案保存及修复服务组（修复组）跟进和修复。罗女士会马上与修复团队替档案「诊症」，如损坏情况严重得出现发霉、虫蛀等问题，甚至已经「甩皮甩骨」，便会优先处理。
历史档案的「理想家居」
妥善保存历史档案需要严格的环境要求和控制。专为贮存历史档案而设计的香港历史档案大楼便为馆藏提供了一个「理想家居」。罗女士指出大楼有四大保护档案的元素：（一）档案库外墙结构；（二）湿温度控制；（三）减少污染物；（四）照明系统。
罗女士补充：「我们也在档案库内设有24小时实时的监控仪器，全天候记录、分析和监察档案库内的湿温度，确保库内的环境维持正常。如档案库的环境出现任何异常情况，我们便会立即联同档案主任和其他同事评估环境和藏品状况，视乎需要，也会通知相关的政府部门进行检查及维修。」
数码档案库：点止电脑系统咁简单
与纸本档案一样，数码档案都需要一个「理想家居」。为妥善保存数码档案，档案处按照国际标准OAIS（Open Archival Information System）建立和运作其数码档案库。
黎先生认为数码档案管理不单需要一个电脑系统。此话何解？黎先生解释：「保存数码档案更需要长远的保存策略。在一日千里的电子世界中，数码档案的格式一旦『过时』，随时无法取阅。因此，我们须具备前瞻性的视野，预先为局／部门规划电子档案保存策略，并透过风险评估掌握需要特别留意的档案，定时更新和转移相关档案的格式，并制作备份，从而确保数码档案可以长远地供使用者取阅。」
在实际操作上，黎先生认为长远保存数码档案的关键是充足的元数据（metadata）：「元数据犹如数码档案的履历和日志，盛载文件格式转移、取阅、移交等的历程，对于保存、搜寻、理解、使用和存取数码档案是不可或缺的。」正因如此，档案处须早在各局／部门产生档案之前提供意见和协助，确保它们适时为数码档案提供足够的元数据，以及采用方便保存的文件格式。黎先生因而强调：「我们须与局／部门积极沟通、协调，以至合作，才可以妥善地保存数码档案。」
纸本及电子档案：一脉相承
纸本档案贮存于实体档案库，依靠人手提取和翻阅；数码档案则贮存于资讯科技系统，依靠硬件、软件保存和取阅。两者看似大相径庭，实情又是如何呢？韦先生解释：「管理纸本和数码档案的精神其实一脉相承：挑选具有历史价值的档案作永久保存，以确保它们可被公众取阅和使用。」
那么，管理两种不同载体的档案有差别吗？韦先生指出：「管理纸本档案时，我们较集中于档案学的挑选和保存知识和实践，通常在档案成为馆藏后才开始大部分的管理工作。然而，管理数码档案涉及系统设计、资讯管理、风险评估、藏品管理等多元范畴的知识和工作，我们在档案移交，甚至产生前便已进行挑选和保存的工作。这个过程不单需要我们与局／部门交流合作，还依靠档案处内各个职系同事各司其职，制订政策及指引、设计数码档案库、管理电子档案，以至为局／部门提供培训及咨询服务，携手合作保存电子档案。」
因此，韦先生强调：「档案主任须跳出传统较被动的守护者（Keeper）角色，转变为积极主动的协作者（Collaborator）、规划者（Planner），以至是顾问（Consultant），提供专业意见给不同局／部门。」
档案处会继续透过与局／部门协调，以及处内各个职系的团队合作，妥善管理数码档案，在数码时代继续为公众保存文献瑰宝。
