存新／传承

电子档案保管系统（简称ERKS）指具有管理档案所需功能的资讯电脑系统，能够透过电子方式收存、组织、分类以及控制档案的开立、贮存、检索、分发、维护、使用、存废及保存。

你可能听过政府正在分阶段在所有决策局／部门全面推行ERKS，但ERKS是甚么呢？推行时有甚么主要考虑因素呢？ERKS对档案管理又有何重要性呢？总行政主任杨丽华女士来解答你的疑问。

存．「新工具」

杨女士表示，提起档案你可能会想起厚厚的文件夾和一个个档案柜，既笨重又需要很多实体贮存空间。即使是电邮档案，在尚未推行ERKS前，政府各决策局／部门亦须采用「打印然后归档」的方式管理；但推行ERKS后，电邮档案将由ERKS这「新工具」收纳及保存。杨女士笑言：「使用ERKS后，电邮档案『入住』的地方不再是纸本的『家』，而是具备电子功能的『家』。」

改变=困难？

杨女士指出，有些人可能会认为推行ERKS只是一个资讯科技项目，其实当中调整同事的心态至为关键，毕竟纸本档案管理系统的运作模式已在政府沿用多年，要改变同事现行的做法，培训必不可少。「我们定期提供不同类型的简介会及发布相关资讯，让各同事充分地准备迎接ERKS。」杨女士更忆述：「曾经在一场简介会中，有同事表示不太愿意接受使用ERKS，担心ERKS不及现时保管档案的方式方便。其实，只要同事明白ERKS的功能不但可以简化电子档案归档过程，还可以管理纸本档案，便会安心使用。」

经验之谈

政府决定全面推行ERKS前，已于个别决策局／部门试行ERKS，以汲取经验，为政府全面推行ERKS的工作「铺路」。杨女士分享：「我们要做不少准备工作去全面推行ERKS。过往的经验告诉我们，各决策局／部门须设立专责项目小组，集合档案管理、电子科技、项目管理及变革管理等不同知识领域及技能的同事，才能推展ERKS。他们亦须检讨档案分类表、审视部门档案管理相关的指引／守则及业务流程，并制订清晰而全面的内部指引。」

「电子管理员」的重要性

你或许会疑惑ERKS可否替同事解决所有档案管理的问题？保存于ERKS的档案会否被随意取用或销毁？这些亦是部分同事关注的问题。杨女士解释：「单靠ERKS这工具固然不能解决档案管理的所有问题，但它在支持档案管理方面扮演『电子管理员』的角色。它一方面能协助同事于系统内直接存取及搜寻档案，提升工作效率；另一方面它具备的审查追踪、设定存取控制及预设档案存废期限等系统功能，亦可保障档案不会被随意取用或销毁，促使同事更有效地遵从档案管理的要求。这些元素不单提高问责性，还加强政府档案的监管、保安及存取控制，同时减低遗失档案的风险，更有效地保存我们宝贵的机构及社会记忆，所以你说ERKS这位『电子管理员』有多重要呢！」

此外，你或许会担心政府档案管理系统「电子化」后，会否不接受纸本档案呢？杨女士续说：「虽然我们十分鼓励大家多用电子渠道，但是也明白使用纸本档案的需要。因此，这『电子管理员』也可用于管理纸本档案，以确保电子和纸本档案都会被妥善地保存。有了ERKS这『新工具』，我们日后管理每天大量产生的档案自然更得心应手。」