整理及著錄
歷史檔案館接收歷史檔案後，接著會進行整理及著錄。這些程序使檔案館能在實物及內容層面上掌握檔案的狀況，以便使用者搜尋其所需檔案。
登錄
檔案登錄是指在實物及內容上梳理接收得來的檔案，工序包括初步的檔案排序、登記檔案的重要資料和作者、提供適合的地方作檔案長期保存之用。
登錄的其中一個步驟是在檔案上蓋印和標示
把檔案放進聚丙烯檔案貯存盒也是登錄步驟之一
整理
整理是指按照檔案的來源和原本次序來編排檔案的順序，藉以保存檔案的產生背景。
歷史檔案館如何整理檔案？
歷史檔案館把新收集的檔案編入「政府歷史檔案類別」(HKRS) 或「民間歷史檔案類別」(HKMS)。HKRS包括具歷史價值的政府檔案； 而HKMS則包括由民間機構和個別人士捐贈予歷史檔案館的私人檔案，以及購買自其他檔案館，與香港有關的檔案複製本。
歷史檔案館如何分類新收集的檔案
歷史檔案館職員會按照檔案的來源 (即產生者) 和原來次序進行整理，檔案一般會歸納成五個層次：
著錄
著錄是指分析和記錄歷史檔案的資訊，以及制訂檢索工具或其他輔助工具，以便使用者找到其所需檔案。
歷史檔案館如何著錄檔案？
本館根據國際標準，例如國際檔案描述標準和檔案描述編碼格式來著錄檔案。歷史檔案的著錄資訊會被上載至本館的網上目錄「@PRO」，方便市民於網上搜尋有關檔案。
國際檔案描述標準(第二版)封面
著錄資料主要包括以下元素：
- 檔案類別/移交次標題
- 產生檔案單位
- 移交檔案單位
- 涵蓋日期
- 檔案數量/範圍
- 檔案載體
- 保管歷史
- 內容簡介
- 鑑定、銷毀及編訂檔案存廢期限表的資料
- 預期檔案增長
- 排列系統
- 使用限制
- 複製限制
- 語文
- 形態特徵及技術要求
- 閱覽/複製本貯存位置
- 取閱狀態
