搜羅歷史檔案
政府檔案處歷史檔案館是政府指定的歷史檔案館，負責鑑定並保存具有歷史價值的檔案，供公眾使用。我們的館藏包括經鑑定挑選的政府檔案、私人檔案和個人手稿，以及從海外檔案館採購的檔案。
什麼是檔案鑑定？
檔案鑑定是評估檔案價值，以決定檔案存廢的過程。鑑定為具歷史價值的檔案會移交歷史檔案館作永久保存。只有那些經確定不具歷史價值的檔案，方會獲得政府檔案處處長批准銷毀。
為什麼需要檔案鑑定？
檔案鑑定是歷史檔案館的主要職能之一，其目標如下：
推動政府檔案管理工作的效率和效能：過期檔案應以有系統且適時的方式處置，以免產生不必要的管理、貯存和維護費用。檔案鑑定為判定檔案是否具有歷史價值，並需永久保存。銷毀沒有歷史價值的檔案能提升檢索、查閱檔案和整體管理工作的效率。
提供有系統且一致的方法，用以識別及移交具有保留價值的檔案予歷史檔案館保存：為免檔案存廢的決定或行動欠妥，所有政府檔案必須經由歷史檔案館根據一致的原則和標準進行鑑定。鑑定為具有歷史價值的檔案應當移交檔案館作永久保存。檔案主任職系人員亦可能建議或同意將某些檔案保存於適切的指定地點。
提高政府的問責性和透明度：紀錄政府審議、制定及實施重大政策、決定和業務流程的檔案均經過檔案鑑定揀選，以確保政府行動和決定的權威性、正當性和合法性得以紀錄並保存下來。這些可供取閱的歷史檔案能提高政府的問責性和透明度。
確保知識能有效傳遞：政府和社區可以透過政府檔案處保存的歷史檔案借古鑑今。同時，研究人員和教育工作者亦可以使用歷史檔案製作教材，為學術和教育界作出貢獻，從而延續並傳遞知識給後代。
保存和培育組織記憶和集體回憶：歷史檔案作為文獻遺產，記錄了政府、社會及市民的重要活動和經驗。檔案鑑定能挑選記錄了這些重要事件的檔案，以培育人們的組織記憶、集體回憶和身份認同。
誰負責進行檔案鑑定？
歷史檔案館的檔案主任職系人員負責鑑定檔案價值，並就檔案最終的存廢安排，決定作永久保存或銷毁。在鑑定的過程中，檔案主任職系人員有機會尋求政府部門或相關持份者，如資訊科技及相關範疇的專家提供資料及意見，以作出最恰當的鑑定及檔案存廢安排。
何時應進行檔案鑑定？
檔案鑑定最理想的做法是在檔案開立時或開立不久後進行。在現行制度下，政府檔案處和各局/部門合作編訂檔案存廢期限表，以便儘早鑑定檔案。檔案主任職系人員一般會在以下時刻進行檔案鑑定：
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當各局/部門編訂或修改檔案存廢期限表時 | ||||
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當檔案已達檔案存廢期限表所規定的保存期限時 | ||||
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當檔案開立滿30 年時 | ||||
檔案需具備什麼條件才會獲挑選作永久保存？
以下是歷史檔案館在鑑定歷史檔案時採用的一般篩選準則。檔案如最少具備以下一項的條件，便有機會獲挑選作永久保存：
- 記錄或反映政府機構的組織、職能和活動；
- 記錄政府重要政策、決定、立法和行動的制定過程、實施和成果；
- 記錄政府決定、政策和計劃對實際環境、社會、機構或個人的影響；
- 記錄政府與市民的相互關係，以及政府與實際環境的相互關係；
- 記錄個人、團體、機構和政府的法律權利和責任；或
- 載有重要或獨特資料或年代久遠的文件，能加深對香港歷史、實際環境、社會、文化、經濟和市民的了解。
這些檔案具有什麼歷史價值？
檔案鑑定透過研究、分析及評估以決定檔案的價值。整體而言，檔案的價值分為原始價值和從屬價值兩個層面。原始價值是檔案對其產生機構的價值。對政府而言，開立檔案是為了行政、財務、法律和運作等目的。從屬價值是檔案對產生機構外的其他使用者的價值。從屬價值可分為憑證價值和資訊價值：「憑證」價值源於檔案記載了機構的歷史、架構和職能；「資訊」價值則在於檔案提供了與人物、地點和主題相關的研究材料。
如何進行檔案鑑定？
檔案鑑定的過程包含多項不同類型的分析，以收集資料評估檔案的歷史價值，並作出鑑定決定。檔案鑑定程序包括：收集和評估資料、查核檔案樣本，以及判斷保存檔案的可行性。
檔案處參照海外其他司法管轄區的最佳作業模式和經驗以及國際標準，制訂其檔案鑑定指引，藉以協助檔案主任職系人員全面評鑑檔案，採用一致且有系統的標準篩選檔案，最終能夠作出有理據和合理的鑑定決定。
檔案主任職系人員依循上述的指引，對檔案進行職能與內容分析，以鑑定其歷史價值。這項工作首先會分析檔案對決策局／部門核心職能的原始價值，繼而考慮檔案作為歷史研究資料對整個社會的從屬價值。評估工作一般考慮的因素包括：產生檔案機構的資料、行政歷史、機構權限、組織架構和職能；機構營運程序和業務工作流程；以及案卷分類表、案卷清單和元數據模式等。
