组织结构
政府档案处组织图
政府档案处处长
政府档案处处长为档案处的首长，负责监督和指导本处的运作事宜。本处由五个组别组成，分别为政策及规划组、历史档案馆、档案保存及修复服务组、档案系统发展组，以及档案管理及行政组。
政策及规划组
政策及规划组负责历史档案及档案管理相关之政策及规划事宜的工作，亦负责法律事宜有关工作，以及就历史档案及档案管理进行研究及分析。
历史档案馆
历史档案馆是香港特别行政区政府永久历史档案的中央贮存库，致力搜罗和鉴定具保留价值的档案及资料，提供予各界人士使用。历史档案馆负责以下各项有关历史档案管理的主要职能：
- 鉴定；
- 登录和着录；
- 公共推广；以及
- 参考服务。
历史档案馆也负责管理政府刊物中央保存图书馆，馆藏包括经过挑选的政府刊物、报告和印刷品等，以保存本地文献遗产。
鉴定
历史档案馆负责鉴定政府档案和有关资料，确保具历史价值者，都会移交历史档案馆的档案库保存。
登录及着录
历史档案馆收到移交的历史档案後，便会依循国际档案理事会颁行的《历史档案着录国际通用标准》进行整理、登录及着录这些历史档案。市民只需通过历史档案馆的网上目录，便可查找所需资料。
公共服务
为促进市民认识本地文献遗产，历史档案馆定期举办展览、研讨会、工作坊、团体参观和其他教育活动。有关详情会在本网页的最新消息内公布。
参考服务
历史档案馆欢迎访客前来查阅历史档案和其他资料，历史档案馆职员会协助使用者搜寻历史档案，亦会解释如何提出复制馆藏的要求、使用网上目录和检索工具等服务。
取阅历史档案
为推广本地文献遗产的使用，历史档案馆负责协调各移交档案机关，按照《 1996 年政府资料档案 ( 取阅 )则例》处理取阅封存档案的申请，并覆检历史档案的取阅状况。
开发藏品资讯系统
为促进历史档案的使用及管理，历史档案馆不断检视藏品资讯系统及网上目录的表现，并致力提升系统，方便市民大众以及内部使用者。
保存数码档案
因应历史档案服务面对资讯时代的挑战，历史档案馆致力就长期保存电子档案和数码档案库进行研究，以求改进藏品管理、推出新的历史档案服务以及建立数码档案库。
档案保存及修复服务组
档案保存及修复服务组(下简称「修复组」)为有历史价值的档案和图书藏品提供保存及修复服务，旨在透过不同的方法来延长藏品的寿命。
修复组负责为档案处的历史档案和图书藏品提供适当的贮存条件和稳定的保存环境，藉此减低变质和损坏的风险，可让藏品能长久保存。另外，该组负责制定有关藏品保存策略，厘订规则和指引，选取最合适的方案来贮存、处理和展示档案馆藏。该组亦会修复状况不稳定的藏品，令这批藏品能够合适地展示、数码化、方便查阅及保存。该组还参与在香港历史档案大楼展览厅内的展览工作，为挑选最合适的展品提供技术建议及支援，按展览设计安装展品和布置展示材料，并在展览期间定时监察展品的状况和展厅的环境。
修复组亦负责政府缩微服务中心的运作，为政府各局及部门提供缩微胶片拍摄服务，并复制有关缩微胶片于档案处作保存。
此外，修复组还会根据一套清晰而规范的流程为本处的档案及图书藏品进行大规模的数码化及转置工作，制作具认受性的数码复本。该组致力维持数码化藏品的质量，确保有关数码化藏品符合国际标准，以便公众能够更轻易及方便地透过电子平台搜索及查阅馆藏纸本档案的资料。
档案系统发展组
档案系统发展组负责制订电子档案管理标准、最佳作业方法及指引，以助政府全面推行电子档案管理和电子档案保管系统，并就各局/部門开发或采用电子档案保管系统提供支援及协助。
电子档案管理是指利用电子系统(即电子档案保管系统)，把档案管理的原则应用於档案管理的工作上。电子档案保管系统是一套为档案管理而设的电脑系统，功能包括收集、组织、分类，以及管理电子及非电子档案的开立、贮存、检索、分发、维护、使用、存废及保存。该系统支援档案经理、档案管理人员及档案使用者，让他们更快捷而有效地履行日常的档案管理职能。
档案系统发展组肩负重要角色，在政府推广电子档案管理，以及为各局/部門推展电子档案管理和电子档案保管系统方面提供相关的培训。
该组又参与政府电子资料管理督导小组的会议，就如何妥善管理电子档案及发展和推广电子政府措施提供意见。
为推动各局/部門遵从档案管理的最佳作业方法，档案系统发展组负责统筹档案处档案管理刊物的检讨和更新工作。该组亦就保护极重要档案的事宜，向各局/部門提供意见。
档案管理及行政组
档案管理及行政组制订全面的档案管理系统，并监察该系统在政府的推行效率和成效。该组向政府各局/部門提供培训、谘询、检讨及档案中心服务，并为档案处辖下各办事处提供行政支援。
培训和谘询小组向各局/部門提供培训及谘询服务，协助它们有效地管理政府档案及实施相关政策、指引和程序。
培训和谘询小组的服务范围如下：
- 为不同级别的人员策划、制订及举办常规培训课程，以协助他们以更富效率和成效的方式履行档案管理职务；
- 按需要为各局/部門和公营机构举办档案管理培训课程或研讨会，藉以推广档案管理的良好作业方法；以及
- 就档案管理事宜进行研究，并向各局/部門提供意见及建议，以及协助他们落实有关建议。
档案管理检讨小组负责检视各局/部門的档案管理作业方法，从而评估各局/部門遵从档案管理的强制性规定和采纳良好作业方法的情况，以及找出可予改善的地方。
档案中心服务小组协助各局/部門处置过期档案，并提供中央暂存设施，供各局/部門存放非常用档案，以符合成本效益。
档案中心服务小组的服务范围如下：
- 在谘询档案处其他组别後，批核档案存废期限表；
- 审批政府档案的存废，并在有需要时谘询档案处其他组别；以及
- 为非常用档案提供中央暂存服务。
行政服务小组为档案处辖下各办事处有效地提供下列行政服务：
- 人力资源管理；
- 财务管理；
- 采购事务；
- 区域网络管理；以及
- 物业及楼宇管理。
